Sabtu, 29 November 2014

Perancangan Sistem informasi Persediaan Barang pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang



BAB I
PENDAHULUAN
1.1.       Latar Belakang
Penjualan adalah adalah nadi dari toko, koperasi, usaha perdagangan dan lain sebagainya.  Dalam melaksanakan proses penjualan terdapat beberapa aspek yang terlibat didalamnya, misalnya pergudangan, stok barang, aset, pendapatan, hutang dan lain sebagainya.  Tentunya ini merupakan pekerjaan yang banyak dan merepotkan.  Pada proses penjualan masa lalu, semua dilakukan dengan menggunakan jasa manual dengan tenaga pekerja yang banyak.  Banyak terdapat kekurangan dan kesalahan yang terjadi pada saat itu.  Bisa dibayangkan kalau semua kegiatan tersebut dilakukan oleh sedikit pekerja, maka akan memakan banyak waktu menyelesaikannya.
Pada Swalayan karyawan koperasi Negeri Maju, seperti dijelaskan di atas, penjualan sebagai nadi koperasi, maka penjualan haruslah mendapatkan porsi perhatian yang lebih, agar bisa lebih menopang, memajukan koperasi serta mampu menghidupi dan menyejahterakan karyawannya.  Banyaknya pekerjaaan di atas haruslah dicarikan solusi agar menjadi lebih sederhana akan tetapi mampu memberikan ketelitian, kecepatan pekerjaan dan tentunya menguntungkan bagi koperasi.

1.2         Permasalahan Dan Pemecahan Masalah
Berdasarkan pembahasan di atas, masalah yang ada pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang, bagaimana merancang dan membuat Sistem Informasi Persediaan Produk Menggunakan Visual Basic.Net ?
Pemecahan masalah dari permasalahan di atas adalah dengan membuat program Sistem Informasi Persediaan Produk.

1.3         Batasan Masalah
Pembuatan Perancangan dan Aplikasi Penyediaan Produk Pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang mempunyai ruang lingkup yang dibatasi antara lain :
1.             Pembuatan Sistem Informasi Persediaan Produk.
2.             Menggunakan Visual Basic.Net.

1.4         Rumusan Masalah
Aplikasi ini diharapkan dapat membantu bagian penyediaan produk dalam mengelola data penjualan barang secara komputerisasi dengan menggunakan Sistem Informasi yang berorientasi objek yang telah dibuat.

1.3         Tujuan Dan Manfaat
Tujuan dari perancangan sistem ini adalah merancang dan membuat Sistem Informasi Penyedian Produk Menggunakan Visual Basic.Net Pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang, yang diharapkan dapat membantu proses kegiatan penyediaan barang. 
Manfaat dari perancangan dan pembuatan Sistem Informasi Penyediaan Produk Menggunakan Visual Basic.Net Pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang ini adalah  untuk mempermudah bagian Gudang Barang mengatur keluar masuknya produk setiap hari serta mengetahui jumlah barang keluar masuk dan stoknya.
BAB II
TINJAUAN UMUM

2.1.       Gambaran Umum Swalayan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang
Swalayan koperasi pegawai negeri maju kota kupang lokasinya terletak di jalan Perintis kemerdekaan No.I Kel.Kelapa Lima Kota Kupang dapat menyediakan berbagai macam barang untuk memnuhi kebutuhan karyawan, anggota, maupun konsumen.
Pada awal abad dua puluhan pengolahan data dilakukan begitu sangat sederhana dan terlalu banyak memakan biaya, waktu dan tenaga.  Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat berkembang dengan pesat tidak bisa disangkal lagi saat ini orang mulai beralih menggunakan komputer dalam pengolahan data.
Demikian pula halnya dengan Swalayan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang yang merupakan salah satu Swalayan Koperasi yang menyediakan jasa dalam bentuk penjualan barang kepada anggota dan konsumen yang memenuhi kebutuhan pokok sehari-hari.  Dengan jumlah barang yang banyak   terdiri dari berbagai macam kategori barang maka dibutuhkan sistem informasi dalam hal ini sebuah aplikasi yang berbasis komputer sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pendataan penyediaan barang.  Dari jumlah barang yang banyak maka dibutuhkan pengolahan data barang yang bersifat otomatis.
2.1.1   Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1981 Kota Kupang pada saat itu masih berstatus Kota Administratif dan hidup serumah dengan Kabupaten Kupang sehingga infrastruktur dan segala fasilitas tidak sebagus seperti sekarang ini, sehingga para pegawai dilingkup Kota Administratif Kupang cukup merasakan kesulitan dalam melaksanakan tugas terutama kesejahteraan hidup.  Kondisi inilah yang mendorong para pendiri Koperasi yang dimotori  oleh Bapak Drs. Mesakh Amalo selaku pemimpin Kota Administratif Kupang dengan  jumlah anggota 27 orang dengan simpanan pokok Rp 2.500.00, dan simpanan wajib Rp 250.00/anggota/bulan.  Nama Koperasi saat ini adalah “KPN Bunga Karang” dan ketua Koperasi Pegawai Negeri Bunga karang yang pertama adalah Bapak Soleman Djamil Leba.  Pada tahun 1986 terjadi pergantian pengurus,ketua dipercayakan kepada Bapak R.E.Dethan B.Sos.  Selain pergantian pengurus disepakati saat itu adanya kenaikan simpanan pokok Rp 5.000.00  dan simpanan wajib Rp.500.00/anggota.
Pada tahun 1990, Bapak Putu Punia menjadi ketua KPN, Bunga karang menggunakan Bapak R.E.Dethan B.Sc, dimasa kepemimpinan Bapak Putu Punia Koperasi mulai bekerja sama dengan pihak ketiga dan membangun 22 petak kios permanen di pasar inpres Naikoten I Kupang.  Walaupun  demikian Koperasi belum mampu memberikan manfaat dan mewujudkan kesejahteraan anggotanya sehingga pada tahun 1992 dalam RAT ke XI atas usul Bapak Semuel Kristian Lerik selaku Walikota Kupang dan sekaligus Pembina agar nama koperasi diganti dengan ”Maju”.  Sejak saat itu Koperasi Pegawai Negeri Bunga Karang berubah nama menjadi KPN Maju Selain itu juga koperasi juga terjadi pergantian pengurus dan Bapak Jefta Bengu.S.Sos sebagai ketua KPN Maju.  Sejak masa kepemimpinan beliau KPN Maju berkembang menjadi lebih baik hingga kini memiliki 4 unit Usaha Unggulan yakni :
1.             Unit Usaha Simpan Pinjam
2.             Unit Usaha pertokoan/swalayan
3.             Unit usaha perhotelan
4.             Unit usaha pengadaan sepeda motor
Secara kelembagaan, Koperasi Swalayan Negeri Maju Kota Kupang, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1.       Nama Koperasi  : Pegawai Negeri Maju
2.       Badan Hukum   : 653.a/BH/XIV/28 Juli 1992
3.       Tahun Berdiri     : 1981
4.       Alamat               : Jln.Perintis kemerdekaan No.I Kel.Kelapa Lima Kota Kupang.
5.       Jumlah Anggota : 1.416 orang
6.       Susunan Pengurus dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Susunan Pengurus Koperasi Swalayan Negeri Maju Kota Kupang
NO
Nama
Jabatan
Pendidikan
Periode
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Jefta Bengu,s.Sos
Eyben D.S.Doeka,S.Sos
Hendrikh H.Lily,S.Sos
Jublina Mbau,S.Sos
Jane A.V.Doko
Donisius Abi
Habell Willa
Ketua
Wakil
Sekretaris
Bendahara
Anggota
Anggota
Anggota
Paska sarjana
Sarjana
Sarjana
Sarjana
SLTA
SLTA
SLTA
2005-2010

7.       Susunan Pengawas terdiri atas 3 orang seperti yang terlihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Susunan Pengawas Koperasi Swalayan Negeri Maju Kota Kupang
No
Nama
Jabatan
Pendidikan
Periode
1.
2.
3.
Drs.Djama Mila Meha
B.TH. Baluk
Dra.Hanifa Zubaida M.Si
Ketua
Anggota
Anggota
Sarjana
Sarjana
Paska sarjana
2005-2010

Untuk mendukung kegiatannya, maka diperlukan modal awal sebagai bentuk usaha menghidupkan koperasi swalayan Negeri Maju Kota Kupang.  Sedangkan modal usaha tersebut bisa dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Modal Usaha Koperasi Swalayan Negeri Maju Kota Kupang
No
Uraian
Tahun 2005 (Rp.)
Tahun 2006 (Rp.)
A.






B.
MODAL SENDIRI
Simpanan Pokok
Simpanan wajib
Cadangan Resiko
Cadangan Umum
Donasi
SHU
MODAL LUAR
Simpanan Sukarela
Dana-dana
Hutang Bank

7.365.000.00
81.045.000.00
13.700.000.00
648.157.355.00

146.151.306.00

213.960.00
39.177.389.00
1.800.000.000.00

32.962.500.00
102.474.800.00
625.491.000.00
648.157.355.00

88.540137.00

213.960.00
100.512.313.00
918.000.000.00

Usaha Unggulan yang dikelola oleh koperasi Swalayan Negeri Maju terdiri dari beberapa, antara lain seperti terlihat pada tabel 4.
Tabel 4. Usaha Unggulan Koperasi Swalayan Negeri Maju
No
Uraian
Tahun 2005
Tahun 2006
A


B


C.

Unit Simpan Pinjam
Pemberian Pinjaman
Anggota yang dilayani
Unit Toko/Swalayan
Penjualan kepada anggota
Penjualan kepada non anggota
Unit Motor
Jumlah terjual
Nilai Penjualan
Pendapatan

597.064.000.00
417 orang

1.030.915.525.00
.................

897 Unit
2.881.057.800.00
90.780.000.00

492.368.000.00
397 orang

1.770.086.725.00
....................

263 Unit
364.465.400.00
271.050.600.00

Dalam melaksanakan kegiatannya, koperasi ini juga didukung oleh pemerintah melalui pemberian beberapa fasilitas.  Melalui Dinas Koperasi dan UKM Kota Kupang memberikan bantuan sebesar Rp 40.000.000.00 untuk pengembangan usaha pertokoan sebagai Koperasi distributor yang bersumber dari dana dekonsentrasi.

2.1.2   Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Gambar 1. Struktur Organisasi KPN Maju.

Dari gambar 1 dapat dijelaskan tugas masing-masing antara lain sebagai berikut :
1.             Rapat Anggota Tahunan (RAT), yaitu rapat anggota yang diselenggarakan tiap akhir tahun buku.  Diadakan oleh Pengurus dan Badan Pengawas yang dihadiri oleh anggota.  Rapat Anggota Tahunan ini mengesahkan laporan pertanggungjawaban Pengurus dan badan Pengawas, pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU), pemilihan anggota Badan Pengurus dan Badan Pengawas.
2.             Pengurus merupakan kekuasaan yang dimiliki oleh pengurus koperasi berada dibawah  kekuasaan rapat anggota. Pengurus hanya merupakan pemegang mandat yang dipilih,  diangkat serta diberhentikan oleh anggota.  Pengurus harus membuat kebijakan yang tidak menyimpang dari Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dan hasil keputusan rapat anggota lainnya dan pada akhir masa jabatannya harus mempertanggungjawabkan hasil kerjanya kepada anggota.  Secara umum, tugas utama pengurus Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang adalah memimpin organisasi dan perusahaan koperasi, melakukan segala perbuatan hukum dan atas nama koperasi, serta mewakili koperasi baik didalam maupun diluar pengadilan.  Pengurus dipilih dari anggota dan masa jabatan pengurus dan pengawas satu periode adalah tiga tahun, tapi sejak tahun 1994 diubah menjadi empat tahun dan setelah masa jabatannya berakhir dapat dipilih kembali.
3.             Pengawas adalah salah satu alat perlengkapan organisasi koperasi adalah pengawas yang antara lain mempunyai tugas untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi.  Adanya fungsi pengawasn dalam suatu organisasi koperasi, dimaksudkan sebagai salah satu upaya untuk memperkecil resiko yang mungkin timbul sebagai akibat dari terjadinya penyimpangan-penyimpangan kebijakan dari rencana yang telah ditetapkan.
4.             Manajer adalah pimpinan yang memiliki tanggung jawab baik kedalam maupun keluar organisasi, dengan uraian tugas selengkapnya sebagai berikut:
a.    Memimpin Koperasi dan mengkoordinasikan kegiatan seluruh Anggota Pengurus.
b.    Mewakili Koperasi di dalam dan di luar pengadilan.
c.    Melaksanakan segala perbuatan sesuai dengan Keputusan Rapat anggota dan Rapat Pengurus.
d.   Menentukan Kebijaksanaan dan mengambil keputusan.
e.    Menandatangani surat-surat dan perjanjian bersama Sekretaris dan Bendahara.
f.     Ketua bertanggung jawab kepada Rapat Anggota.
g.    Kasir bertugas mengatur penerimaan dan pembayaran sehubungan dengan usaha koperasi.
5.             Manajer Simpan Pinjam, Bagian yang bertugas untuk menyusun sebuah pembukuan yang berisi catatan transaksi yang dilakukan oleh karyawan Koperasi, baik berupa transaksi usaha pertokoan maupun transaksi yang menyangkut usaha Simpan Pinjam. Khusus untuk transaksi Simpan Pinjam, bagian ini memiliki tugas tambahan yaitu memeriksa dan mengecek tagihan kepada para Anggota yang mengajukan permohonan pinjaman baru.
6.             Manajer Unit Pertokoan, Bagian ini erat sekali hubungannya dengan bidang usaha pertokoan dan berhubungan langsung dengan konsumen/pelanggan. Bagian ini secara tidak langsung memberikan citra koperasi ini di mata para anggota sebagai konsumen/pelanggan ataupun masyarakat sekitarnya.  Bagian ini pula yang mengontrol persediaan barang, dan selalu melaporkannya kepada bagian pembelian.
7.             Manajer Unit Hotel, Bagian ini bertugas untuk mengurus dibidang yang berhubungan dengan perhotelan dan menyediakan tempat penginapan maupun  untuk menyelenggarakan suatu kegiatan dan dapat  memberikan pelayanan kepada konsumen/pelanggan dan masyarakat sekitarnya.
8.             Anggota merupakan Anggota koperasi yang dapat dipilih menjadi pengurus  adalah yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a.    Mempunyai sifat jujur dan ketrampilan kerja.
b.    Mempunyai pengetahuan tentang perkoperasian.
c.    Mempunyai rasa disiplin dan tanggung jawab atas jalannya kegiatan usaha koperasi.
Dalam kegiatan sehari-hari, Swalayan Koperasi Pegawai Negeri Maju mempunyai struktur kerja untuk menjalankan aktivitasnya.  Struktur keja dapat dilihat pada gambar 2.
Dari Gambar 2 dapat dijelaskan bahwa, Uraian tugas dari struktur kerja Swalayan Koperasi Negeri Maju antara lain :
1.             Jefta Bengu S.Sos,MM adalah Manajer Swalayan Koperasi Pegawai Negeri Maju yang bertindak sebagai pemimpin perusahaan dan mengatur semua kegiatan yang ada pada swalayan koperasi pegawai negeri maju kota kupang.
2.             Markus Padja adalah karyawan yang diberi tugas untuk mengawasi smua kegiatan yang ada pada swalayan koperasi pegawai negeri maju.
3.             Markes Williamson adalah  karyawan yang bertugas mengatur barang atau mengurus dibagian gudang.
4.             Orias Palpote adalah karyawan yang bertugas untuk mengurus dibagian rumah toko(kompleks swalayanm koperasi pegawai negeri maju).
5.             Paulus Rihi adalah karyawan yang bertugas untuk mengurus dibagian transaksi kredit barang baik karyawan, anggota, maupun konsumen kemudian diserahkan kepada bendahara kredit.
6.              Septi Wonlele adalah karyawan yang bertugas untuk mengurus semua transaksi yang berkaitan dengan kredit.
7.             Emilia Bola adalah karyawan yang bertugas sebagai kasir, dan bertindak untuk mengatur semua transaksi yang ada pada swalayan koperasi secara tunai(cash).
8.             Yan dan Oni adalah karyawan yang bertugas untuk menbantu mengurus semua kebutuhan yang diminta dari bendahara kredit.
9.             Agustinus Rakam adalah karyawan yang bertugas untuk mengurus kebutuhan yang diminta dari kasir.
10.         Hana Murnyaty adalah karyawan yang bertugas sebagai bendahara umum pada swalayan koperasi pegawai negeri maju.
11.         Herman Fanggitasi, Mikail Mata, Frans Dimu, dan Edy adalah karyawan yang bertugas untuk menjaga keamanan pada swalayan koperasi pegawai negeri maju  baik pada waktu kegiatan yang sedang berjalan maupun diluar kegiatan (security).
 
Gambar 2. Sruktur Kerja Swalayan Koperasi Negeri Maju Kota Kupang

2.2         Sistem Yang Sedang Berjalan
Sistem yang ada pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang Kurang efisien, proses penyedian dan penjualan barang ke pelanggan menggunakan sistem komputer namun menggunakan aplikasi MS.Exccel 2007 yang sederhana tanpa database yang terkomputerisasi dalam sebuah sistem informasi, sehingga waktu yang digunakan lebih lama dalam proses pengolahan data.
Dalam hal pencarian data dan penyajian informasi penyediaan barang masih membutuhkan waktu yang lama.  Misalnya pihak konsumen ingin menanyakan berapa harga suatu barang tertentu. Sering terjadinya keterlambatan dalam proses penyampaian informasi ke pelanggan. Berikut adalah system lama yang ada di swalayan koperasi pegawai negeri (KPN) Maju Kota Kupang.

2.2.1   Alur Sistem Yang Sedang Berjalan


Gambar 3.  Alur Sistem Yang Sedang Berjalan
           
Tinjauan Umum Sistem informasi Dan Analisa Persediaan Produk pada Swalayan Koperasi Negeri Maju antara lain sebagai berikut :
Murdick dan Ross (1993), System adalah seperangkat elemen yang digabungkan antara satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.  Menurut Scott (1996) Sistem terdiri dari unsusr-unsur seperti masukan (input), pengolahan yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Menurut Davis (1995:28), informasi merupakan “data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.  Jogiyanto (2008:8) mengatakan bahwa informasi adalah  “data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.  (Jogiyanto, 2005 :11).  Murdick dan Ross (1993), System adalah seperangkat elemen yang digabungkan antara satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.  Menurut Scott (1996) Sistem terdiri dari unsusr-unsur seperti masukan (input), pengolahan yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

2.2.2   Pelayanan Nasabah atau Pembeli di Swalayan Koperasi Negeri Maju.
Pada dasarnya Informasi yang ada sudah menggunakan komputer dan perangkat pendukung lainnya.  Namun penyediaan informasi dan bagian Informasi.  Dari hasil praktek yang ada, maka analisa pada prosedur dan analisa pada pola informasi merupakan analisa yang dapat mengurai kelemahan pada sistem yang sedang berjalan.  Dari system yang sedang berjalan penulis mengangkat judul tersebut karena, Sistem Informasi Perhitungan Pemasukan dan Pengeluaran barang yang diterapkan di Koperasi Pegawai Negeri(KPN) Maju Kota Kupang masih menggunakan sistem informasi yang belum terkomputerisasi (manual), seperti data Perhitungan Pemasukan dan Pengeluaran barang yang belum terintegrasi sehingga masih terjadi redundansi data, media penyimpanan datanya masih menggunakan sistem pengarsipan dokumen karena tempat penyimpanannya masih terbatas sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pencarian data.
Perkembangan teknologi informasi yang sangat terasa dalam kehidupan sangat bermanfaat membantu permasalahan dalam proses suatu kegiatan. Kegiatan yang umumnya menggunakan peranan teknologi informasi yaitu sistem informasi adalah pengolahan data keuangan, pengolahan data jual beli, pengolahan data kepegawaian, pengolahan data persediaan barang adapun salah satu indikasi perkembangan adalah pemanfaatan komputer pada sektor-sektor pembangunan tersebut. Khususnya dalam pengolahan data persediaan barang sistem infor prosesnya. Di sebuah Koperasi Pegawai Negeri(KPN) Maju Kota Kupang  proses pengolahan data persediaan barang tersebut masih menggunakan proses manual yaitu tanpa terkomputerisasi sehingga menimbulkan beberapa masalah, diantaranya ketidaktepatan pemeriksaan barang yang masih tersedia, sering terjadinya persediaan barang yang tidak terkontrol, pencarian data barang yang masih menggunakan proses manual, pembuatan laporan masih relatif lama karena masih menggunakan proses manual yaitu dengan tulis tangan. belum sangatlah bermanfaat dalam hal ketepatan dan kecepatan.  Banyak usaha yang tidak memperhatikan sistem ini, sehingga terjadi adanya stagnasi barang persediaannya.  Untuk itu perlu dibuat analisa beserta alat bantunya.
Metode pengumpulan data pada Tugas Akhir ini menggunakan metode wawancara, metode observasi, dan metode pustaka, sedangkan metode analisis data yang digunakan adalah metode diskriptif kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan masalah yang dihadapi serta solusinya.  Desain interface dalam pelayanan nasabah pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri Maju secara umum tunai maupun kredit dapat dilihat pada gambar 3 dan 4.
1.             Cara pelayanan nasabah secara umum tunai pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri Maju dapat dijelaskan seperti dibawah ini :
a.    Customer, Dapat mencetak data melalui kasir dalam bentuk kwitansi dan mengambil barang.
b.    User,User bertindak sebagai pemakai barang yang dijual. Dari gambar Diagram Alir di atas menggambarkan proses awal masuk ke dalam sistem mulai dari tahap : Start, Memilih Barang, dan Mencetak data melalui kasir dalam bentuk kwitansi untuk Customer dan laporan untuk disampaikan pada manajer.
c.    Manajer, Dapat menerima data dari bagian kasir yang dicetak dalam bentuk kwitansi sebagai laporan kepada manajer sebagai informasi.
Diagram pelayanan nasabah secara tunai dapat dilhat pada gambar dibawah ini:

Gambar 4. Diagram  pelayanan nasabah secara umum tunai.
2.             Cara pelayanan nasabah secara kredit pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri Maju.  Dapat dijelaskan sebagai berikut :

Gambar 5. Diagram  pelayanan nasabah secara kredit.

Dari diagram pelayanan nasabah secara kredit pada swalayan kopersai pegawai negeri maju kota kupang dapat dijelaskan sebagai berikut:
a.    Customer, Dapat mencetak data melalui kasir dalam bentuk kwitansi dan mengambil barang.
b.    User,User bertindak sebagai pemakai barang yang dijual. Dari gambar Diagram Alir di atas menggambarkan proses awal masuk ke dalam sistem mulai dari tahap : Start, Memilih Barang, mengambil kartu kredit dan Mencetak data melalui kasir dalam bentuk kwitansi dan data Customer dapat  dilaporankan kepada manajer.
c.    Manajer, Dapat menerima data dari bagian kasir yang dicetak dalam bentuk kwitansi sebagai laporan kepada manajer sebagai informasi.
BAB III
URAIAN KEGIATAN

3.1     Tabel Kegiatan Pelaksanaan PKL
Kegiatan dilakukan atas personal praktikan sebagai berikut :
Nama / NIM                                        : Bunce Kase/10110004
Tempat praktek                                   : KPN Maju Kota Kupang
Departemen/Unit Kerja                       : Swalayan KPN Maju
Dosen Pembimbing/NIDN                 : Ir.Ahmad Haidaroh/0830036701
Tabel 5.  Kegiatan Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Tanggal
Waktu
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan
Paraf Pembina Lapangan
12-08-2013
08.00-12.00
Penyerahan surat pengantar kepada manejer KPN Maju Kota Kupang

13-08-2013
08.00-09.30
Menata barang-barang pada swalayan KPN Maju Kota Kupang

09.30-12.00
Mengambil data, Struktur Organisasi dan Uraian tugas pada KPN Maju Kota Kupang

14-08-2013
08.00-13.00
Pengadaan barang sembako dan meubel di swalayan KPN Maju Kota Kupang

15-08-2013
09.00-13.20
Pengadaan barang sembako di swalayan KPN Maju dan melayani pelanggan

16-08-2013
09.00-11.30
Konsultasi penetapan Dosen pembimbing dan pengajuan Judul laporan

19-08-2013
09.00-11.40
Membantu dalam untuk menata ulang barang sembako diswalayan KPN Maju kota kupang

12.00-13.15
Konsultasi pengajuan judul laporan dengan dosen pembimbing

20-08-2013
09.30-11.20
Melayani pelanggan dan membantu menyusun barang yang tidak tersusun

21-08-2013
09.00-13.10
Membantu untuk renovasi barang-barang pada swalayan KPN Maju kota kupang

26-08-2013
09.00-13.00
Pengadaan barang sembako dari gedung lama pindah ke gedung baru swalayan KPN Maju kota kupang

30-08-2013
09.00-12.30
Pengadaan barang kosmetik dan melayani planggan

01-09-2013
09.00-12.00
Menata ulang barang-barang meubel swalayan KPN Maju kota kupang

06-09-2013
09.30-12.30
Memasang meja olympic diswalayan KPN Maju kota kupang

09-09-2013
09.00-12.20
Menata barang sembako dan melayani pelanggan diswalayan KPN Maju

10-09-2013
09.00-12.30
Menyusun barang sembako dan mencatat rincian stok barang,dan melayani pelanggan

11-09-2013
09.00-12.30
Memasang Dish Rack dan melayani pelanggan

12-09-2013
09.00-12.30
Memberi label harga untuk rincian barang jualan diswalayan KPN Maju kota kupang


3.2     Uraian Kegiatan PKL
Uraian Kegiatan Praktek Kerja Lapangan(PKL) dari Tabel 5 dapat dijelaskan sebagai berikut :
1.             Pada tanggal 12-08-2013 Penulis atau mahasiswa mengantar surat pengantar dari STIKOM ARTHA BUANA  kepada manajer KPN Maju Kota Kupang  sebagai tanda pengenal kerjasama kampus STIKOM dengan KPN Maju untuk kegiatan selanjutnya di tahun yang akan datang.
2.             Pada tanggal 13-08-2013 penulis dapat mengikuti kegiatan di Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang dengan uraian kegiatan dari pukul 08.00-09.30 sebagai mahasiswa PKL diberikan tugas untuk menata barang-barang pada swalayan KPN Maju Kota Kupang, kemudian dari pukul 09.30-12.00 pengawas memberikan kesempatan untuk mengambil data,Struktur Organisasi dan Uraian tugas pada KPN Maju Kota Kupang.
3.             Pada tanggal 14-08-2013 dari pukul 08.00-13.00 sebagai mahasiswa praktek dibrikan tugas untuk melakukan pengadaan barang sembako dan barang meubel di swalayan KPN Maju Kota Kupang.
4.             Pada taggal 15-08-2013 dari pukul 09.00-13.20 sebagai mahasiswa praktek diberi tugas untuk melakukan pengadaan barang sembako di swalayan KPN Maju dan melayani pelanggan yang melakukan transaksi.
5.             Pada taggal 16-08-2013 dari pukul 09.00-11.30 sebagai mahasiwa praktek meminta waktu untuk konsultasi penetapan dosen pembimbing dan pengajuan judul laporan di kantor STIKOM Artha Buana Kupang.
6.             Pada taggal 19-08-2013 dari pukul 09.00-11.40 sebagai mahasiswa praktek dapat membantu karyawan untuk menata ulang barang sembako diswalayan KPN Maju kota kupang, kemudian  pada pukul 12.00-13.15 sebagai mahasiswa praktek diberi waktu untuk konsultasi pengajuan judul laporan dengan dosen pembimbing di kantor STIKOM Artha Buana Kupang.
7.             Pada taggal 20-08-2013 dari pukul 09.30-11.20 diberi tugas untuk melayani pelanggan dan membantu menyusun barang yang berontakan sampai selesai jam kerja.
8.             Pada taggal 21-08-2013 dari pukul 09.00-13.10 sebagai mahasiswa prektek dapat membantu karyawan untuk merenovasi barang-barang pada swalayan KPN Maju kota kupang.
9.             Pada taggal 26-08-2013 dari pukul 09.00-13.00 sebagai mahasiswa praktek diberikan tugas untuk melakukan pengadaan barang sembako dari gedung lama pindah ke gedung baru swalayan KPN Maju kota kupang.
10.         Pada taggal 30-08-2013 dari pukul  09.00-12.30 diberikan tugas untuk melakukan pengadaan barang kosmetik dan melayani planggan yang sedang bertransaksi.
11.         Pada taggal 01-09-2013 dari pukul 09.00-12.00 sebagai mahasiswa praktek diberikan tugas untuk menata ulang barang-barang meubel swalayan KPN Maju Kota Kupang sampai selesai kemudian pulang.
12.         Pada tanggal 06-09-2013 dari pukul 09.30-12.30 dapat membantu karyawan untuk memasang meja olympic diswalayan KPN Maju Kota Kupang.
13.         Pada taggal 09-09-2013 dari pukul 09.00-12.20 sebagai mahasiswa diberi tugas untuk menata barang-barang sembako dan melayani pelanggan diswalayan KPN Maju yang sedang bertransaksi atau melakukan transaksi.
14.         Pada taggal 10-09-2013 dari pukul 09.00-12.30 sebagai mahasiswa praktek diberikan tugas untuk menyusun barang sembako sekaligus mencatat rincian stok barang,dan melayani pelanggan yang bertransaksi.
15.         Pada tanggal 11-09-2013 dari pukul 09.00-12.30 diberikan tugas untuk memasang Dish Rack dan melayani pelanggan yang bertransaksi.
16.         Pada tanggal 12-09-2013 dari pukul 09.00-12.30 sebagai mahasiswa praktek diberi tugas untuk memberi label harga untuk rincian barang jualan sehingga mempermudah pada saat melayani pelanggan diswalayan KPN Maju Kota Kupang.
17.         Pada tanggal 13-09-2013 penyerahan piagam dari dosen Prodi STIKOM ARTHA BUANA Kupang sebagai tanda bukti kerjasama yang baik untuk kegiatan ditahun-tahun yang akan datang.  Dengan senangnya manajer perusahaan atas kerjasama yang dilaksanakan maka karyawan yang ada diperusahaan juga memberikan dukungan atas kerjasama yang ada sehingga tidak terbatas tetapi masih berkelanjutan ditahun yang akan datang.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1.   Analisis Sistem yang berjalan 
Sistem yang sedang berjalan pada swalayan koperasi pegawai negeri (KPN)  maju dapat dijelaskan seperti yang terlihat pada diagram alir gambar 5.

Gambar 6. Diagram Alir
Dari Gambar 5 dapat dijelaskan bahwa Diagram Alir Merupakan diagram yang menemukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari pada sistem.  Pada diagram alir yang diusulkan memiliki 3 entity yaitu : Customr, Bag. Gudang dan Menejer. Bagian Gudang bertindak sebagai pemakai sistem yang dibangun. Dari gambar Diagram Alir di atas menggambarkan proses awal masuk ke dalam sistem mulai dari tahap : login, Memasuka Data, Menyimpan Data dan Mencetak data melalui output program dalam bentuk kwitansi untuk Customer dan laporan untuk disampaikan pada manejer.

4.2.  Usulan Proses Desain Baru
Usulan atau Proses Desain Sistem baru dapat dilihat pada diagram alir gambar 6.
Dari usulan proses design baru dapat diuraikan  dengan 3 Entity yaitu sebagai berikut :
1.             Customer, Dapat mencetak data melalui output program dalam bentuk kwitansi sebagai informasi.
2.             Bagian Gudang, Bagian Gudang bertindak sebagai pemakai sistem yang dibangun. Dari gambar Diagram Alir di atas menggambarkan proses awal masuk ke dalam sistem mulai dari tahap : login, Memasukan Data, Menyimpan Data dan Mencetak data melalui output program dalam bentuk kwitansi untuk Customer dan laporan untuk disampaikan pada manejer.
3.             Manajer, Dapat menerima data dari bagian gudang yang dicetak dalam bentuk laporan dari customer sebagai informasi.
Gambar 6. Usulan Diagram Alir Baru


Flowchart proses pengolahan data penyediaan produk menggambarkan alur program dari system yang dibangun.  Dari gambaran sistem lama yang tertera pada alur flowchart dapat dirumuskan bahwa penginputan data barang walau sudah menggunakan sistem komputerisasi dengan aplikasi Ms.Exccel 2007 masih mengalami hambatan dan hasil yang di dapat belum maksimal, sehinga diusulkan penggunaan aplikasi dalam bentuk sistem informasi yang memperkecil kesalahan, tepat waktu dan efisien.
4.3     Desain dan Hasil
Perancangan proses desain pada laporan ini, dilakukan menggunakan Unified Maintance Lenguage(UML) atau Visual Basic.Net dengan beberapa proses, diantaranya : Use Case Diagram, Class Diagram, dan Activity Diagram.

4.3.1. Use Case Diagram
Desain use case diagram persediaan produk dapat dilihat seperti pada  gambar 7.

Gambar 7. Use Case Diagram
Terdapat 3 Aktor, yaitu Bagian Gudang, Manajer, dan customer. Bagian gudang berhubungan sistem pada menu utama, sehingga bagian gudang dapat melakukan menginput data barang, data customer, data supplier, data pemakai, data permintaan beli, data penerimaan, data pengeluaran dan data pembelian.   customer berhubungan langsung dengan bagian administarsi swalayan sehingga mendapatkan kwitansi pembelian barang.  Bagian gudang bertanggung jawab menyampaikan laporan kepada manejer.

4.3.2. Clas Diagram
Class Diagram persediaan barang yang terbentuk dari hasil analisa pada persediaan produk dan dapat dilihat relasi antar table yang terjadi dalam sistem yang dibangun dapat terlihat seperti gambar 8.

Gambar  8. Class Diagram
4.3.3. Actifity Diagram
Actifity Diagram persediaan produk terbentuk dari hasil analisa dan design diagram alir yang terlihat seperti gambar 9.

Gambar 9. Activity Diagram

Terdapat alur dari kegiatan pendataan produk, yaitu di mulai dari Bagian Gudang menginput data penyediaan produk dalam sistem, bagian gudang mencetak kwitansi pembelian barang pada konsumen dan menyerahkan laporan ke manajer swalayan.

4.3.4   Hasil Desain
Dalam pembuatan program Sisten Informasi Penyediaan Produk terdapat beberapa form yang akan menjadi input dan output program antara lain :
1.             Tampilan Form Login
Untuk melihat design tampilan interface form login dapat terlihat seperti gambar 10.

Gambar 10.Tampilan form login.
Sebelum masuk ke menu utama terdapat menu Login. Form login merupakan Form awal dalam Aplikasi Penyediaan Produk, Form Login ini digunakan untuk identifikasi admin yang berhak mengakses menu-menu yang terdapat pada aplikasi.
3.             Tampilan Form Menu Utama
Form Menu Utama merupakan form yang menampilkan jendela utama aplikasi, pada form ini terdapat tab menu Master, Transaksi, Laporan, Utillity dan tab menu Keluar.  Design tampilan interface form menu utama dapat terlihat seperti gambar 11.

Gambar 11. Tampilan form Menu Utama
4.             Tampilan Form Data Pemakai
Form data kelas di gunakan untuk menginput data pemakai aplikasi dan di simpan dalam database dengan nama tabel Pemakai seperti yang terlihat pada form pemakai atau gambar 12.

Gambar 12. Tampilan form Data Pemakai.

5.             Form Data Barang
Form data barang digunakan untuk menginput data Barang dan di simpan dalam database dengan nama tabel Barang seperti yang dilihat pada form interface data barang atau gambar 13.

Gambar 13. Tampilan form Data Barang.
6.             Form Data Supplier
Form data Supplier di gunakan untuk menginput data Supplier yang di simpan dalam data base dengan nama Tabel Supplier seperti tampilan form data supplier.

Gambar 14.  Tampilan form Data Supplier.


7.             Form Data Customer
Form data Supplier di gunakan untuk menginput data Customer yang disimpan dalam database dengan nama Tabel Customer.

Gambar 15. Tampilan form Data Customer.
8.             Form Data Permintaan User
Form data Permintaan User di gunakan untuk menginput data Permintaan User yang disimpan dalam database dengan nama Tabel PermintaanUser.

Gambar 16. Tampilan form Permintaan User.

9.             Form Data Penerimaan Barang
Form data Penerimaan Barang digunakan untuk menginput data Penerimaan Barang yang disimpan dalam database dengan nama Tabel Permintaan Barang.

Gambar 17. Tampilan form Data Penerimaan Barang.
9.             Form Data Pengeluaran Barang
Form data Pengeluaran Barang digunakan untuk menginput data Pengeluaran barang yang disimpan dalam database dengan nama tabel Pengeluaran Barang.

Gambar 18. Tampilan form Data Pengeluaran Barang.

10.         Form Data Cek Stok Barang
Form data Cek Stok Barang digunakan untuk menginput data Cek Stok Barang yang disimpan dalam database dengan nama Tabel Cek Stok  Barang.

Gambar 19. Tampilan form Cek Stok Barang.
11.         Tampilan Laporan Data Master
Laporan Data master terdiri dari 3 (Tiga) tab utama yakni tab Barang, Tab Supplier dan Tab Customer yang berfungsi utuk menampilkan dan mencetak laporan Aplikasi Penyediaan Produk.

Gambar 20. Tampilan form Laporan Data Master.

12           Tampilan Laporan Data Barang
Laporan Data Barang berfungsi untuk menampilkan dan mencetak data barang perhari, perbulan dan pertahun

Gambar 21. Tampilan form Laporan Data Barang.

13           Tampilan Laporan Data Supplier
Laporan Data Supplier berfungsi untuk menampilkan dan mencetak data suplier perhari, perbulan dan pertahun.

Gambar 22. Tampilan form Laporan Data Supplier.

14      Tampilan Laporan Data Customer
Laporan Data ustomerr berfungsi untuk menampilkan dan mencetak data Customer perhari, perbulan dan pertahun.

Gambar 23. Tampilan form Laporan Data Customer.

15      Laporan Transaksi
Laporan Data Transaksi terdiri dari 3 (Tiga) tab yakni tab Permintaan, tab Penerimaan dan Tab Pengeluaran berfungsi untuk menampilkan dan mencetak data transaksi yang ada pada aplikasi pendataan produk pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang.


Gambar 24. Tampilan form Laporan Transaksi.

16      Laporan Permintaan barang dari user dapat dilihat pada gambar 25
Gambar 25. Tampilan Laporan harian permintaan barang

17      Laporan Bulanan penerimaan dari user dapat dilihat pada gambar 26

Gambar 26. Tampilan Laporan Bulanan penerimaan dari User

Gambar 27. Tampilan Laporan Bulanan permintaan barang
18      Laporan Harian Penerimaan dari Supplier
 
Gambar 27. Tampilan Laporan Harian dari Supplier

19      Laporan Pengeluaran Barang Harian
Gambar 28. Tampilan Laporan Pengeluaran Barang Harian
20      Laporan Bulanan Pengeluaran barang
Gambar 29. Tampilan Laporan Bulanan Pengeluaran Barang
Demikian desain interface yang mulai dari form login sampai dengan laporan pengeluaran barang  maka untuk mengetahui spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan dapat dilihat pada bagian 4.4
4.4.    Spesifikasi Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
4.4.1   Perangkat Lunak
Perangkat lunak (Software) yang di gunakan untuk mendukung lancarnya proses dalam proses perancangan pembuatan serta design laporan ini antara lain:
1.             Metode pengambilan data deskriptif kualitatif yang menggambarkan kenyataan dan kejadian-kejadian yang bersifat bersifat umum.
2.             Untuk  proses pengetikan naskah, tabel serta pengeditan naskah dan gambar  menggunakan Ms. Office word dan Ms. Office Visio 2003, 2007.
3.             Untuk proses pembuatan design program serta databasenya menggunakan Ms. Visual Basic 2008, dan Ms. Access 2007.
4.4.2   Perangkat Keras
Perangkat keras (Hardware) yang digunakan untuk mendukung kelancaran dalam proses pembuatan serta perancangan design laporan ini yaitu :
1.             Laptop dengan spesifikasi 32 bit system operasi, RAM 2.00 GB, prosesor Pentium ® Dual-Core CPU T4400 @ 2.20 DHz dan printer.
2.             Notebook dengan spesifikasi 64 bit system operasi, RAM 2.00 GB, prosesor AMD C-60 APU dengan Radeon™, HD grafik 1.00 GHz.
Dengan adanya spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras maupun system informasi lainnya yang ada, maka sebagai peuji dapat menyelesaikan proses pembuatan laporan praktek kerja lapangan(PKL) dengan baik.  Dengan demikian sebagai peuji mengucapkan terimakasih, atas kerjasama  pembimbing yang telah membimbing selama pembuatan laporan dilaksanakan hingga selesai.
Karena itu sebagai peuji sangat membutuhkan kritik dan saran untuk melengkapi pembuatan laporan ini sebab  masih sangat jauh dari kesempurnaan.






4
BAB V
PENUTUP
5.1     Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukann pada Swalayan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan diantaranya :
1.             Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi maka pencarian laporan data penyediaan produk, data penjualan produk lebih cepat, jelas dan tepat serta dapat mempermudah dalam pencatatan dan pencarian produk sehingga data produk sesuai dengan keadaan fisik produk yang dibeli oleh konsumen.
2.             Dapat membantu para karyawan dalam hal pencatatan dan pencarian stok produk barang di gudang, serta pencatatan data penjualan produk barang.
3.             Dengan adanya system komputerisasi, sangat membantu karyawan dalam proses pelayanan konsumen dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
4.             Adanya informasi  yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerima dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini maupun yang akan datang.
5.             Aplikasi yang diharapkan dapat membantu dalam pengolahan data keuangan, data penjualan dan pembelian, data kepegawaian, khususnya untuk data persediaan barang sehingga mempermudah pada pembuatan laporan baik dari data persediaan barang, data supplier, data customer sampai dengan data transaksi.
5.2     Saran
Adapun saran-saran yang didapat dikemukakan laporan pratek kerja lapangan (PKL), maupun dari pihak lain yang membantu dalam proses pembuatan laporan yaitu:
1.             Hendaklah melakukan pembeckupan terhadap data-data barang serta data-data penjualan untuk menggantisipasi apabila terjadinya crash pada database.
2.             Pada setiap personil bagian khususnya pada bagian gudang dan bagaian administrasi penjulan harus bekerja sama dalam memberikan kemudahan dalam pencarian informasi yang di butuhkan.
3.             Dengan adanya system terkomputerisasi, maka dapat mempererat hubungan kerjasama antara instansi maupun perguruan tinggi, sekarang dan tahun-tahun yang akan datang.
4.             Aplikasi dalam bentuk system informasi dapat mengurangi kesalahan, tepat waktu dan efisien tidak menyimpan data menggunakan system pengarsipan dokumen, sehingga kebutuhan tempat penyimpanan dan  proses pencarian data tidak membutuhkan waktu yang lama.
5.             Dalam suatu organisasi yang dapat mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi merupakan system yang terdiri dari kumpulan orang, peralatan, dan prosedur yang menyajikan informasi bagi para pemakai dalam mengambil keputusan untuk memecahkan masalah dalam organisasi tertentu.

DAFTAR PUSTAKA

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi, Edisi I, Al Fatta Hanif, Andi, Yogyakarta, Sistem informasi (9), Tahun 2007
 Pengenalan Sistem Informasi, Edisi I, Abdul Kadir, Andi, Sistem Informasi (10), Yogyakarta, Tahun 2002
Sistem formasi Manajemen, Edisi I, Eko Nugroho, Andi, Yogyakarta, Tahun 2008
Mediakom, Edisi I, Eko Koswara, Andi, Yogyakarta, Tahun 2011
Panduan UML, Gata Windu dan Grace Gata, Tahun 2010
Desain sistem informasi penjualan, Edisi II, Jogiyanto dan Kolter, 2005, Tahun 1999
Dari Programmer untuk Programmer Visual Basic, Edisi I, Marlon Leong, Andi, Yogyakarta, Tahun 2006
Perancangan Dan Pembangunan Sistem Informasi, Edisi II, Oetomo Budi Sutedjo Dharma, Andi, Yogyakarta, Tahun 2002
Tuntunan Pemrograman Visual Basic 2010, Edisi I, Purnama Rangsang, Andi Offset, Tahun 2007
 Tuntunan Pemrograman Visual Basic 2010, Edisi II, Purnama Rangsang, Andi Offset, Tahun 2007
Tuntunan Pemrograman Visual Basic 2010, Edisi III, Offset Andi Rangsang Purnama, Tahun 2007
 Analisa Sistem Informasi, Edisi I, Sutabri Tata, Andi, Yogyakarta, Tahun 2003.
 Pemrograman Database Dengan Visual Basic Dan Microsoft  SQL, Edisi I, Sunyoto  Andi, Andi, Pengertian Visual Basic (1), Yogyakarta, Tahun 2007
Pemrograman Databse Visual Basic, Sadeli, Muhammad, menggunakan database Access 2007, SQL Server 2008, MySQL, Maxikom, Tahun 2010
Panduan Pembuatan DataBase MySQL, Simarmata Janer dan Imam Prayudi, Andi Ofset Jogja, Tahun 2005
 Aplikasi Visual Basic 2010 Untuk Orang Awam, Sadeli Muhammad, Maxikom, Jogja, Tahun 2008.
Aplikasi DataBase Menggunakan SQL, Sadeli Muhammad, Andi Ofset, Surabaya, Tahun 2001.
Pemrograman Database Visual Basic.Net, Yuswanto dan Subari, Jogja, Tahun 2007
Pengantar  Sistem Informasi, Edisi I, Yakub, Graha Ilmu, Yogyakarta, Tahun 2002
Administarsi DataBase, Wahana Komputer, Ofset  Andi, Tahun 2011