Laporan PKL BAB IV

BAB IV         

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1.       Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Dari hasil penelitian diperoh hasil mengenai sistem pembelian barang pada Koperasi Pegawai Negeri Maju yang meliputi bagian yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedur yang membentuk sistem analisa persediaan pembelian barang pada Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang.  KPN Maju merupakan salah satu koperasi Di Kota Kupang dalam kesatuan lingkungan pendidikan, dimana anggotanya adalah pegawai Negeri maupun swasta.  KPN Maju berdiri pada tahun 1981 dengan badan hukum koperasi No. 653.a/BH/XIV/28 Juli 1992. Dimana dalam perkembanganya mengalami perubahan Badan Hukum yakni tahun 1992 dengan akta Pendirian No. 653.a/BH/XIV/28 Juli 1992.  Sesuai dengan Undang-undang Perkoperasian tahun 1992 tentang perubahan nama Koperasi Pegawai Negeri (KPN) diperoleh pembahasan sebagai berikut:

1) Jenis Usaha

a.         Pertokoan atau Toserda

Pertokoan merupakan salah satu jenis usaha yang dijalankan oleh koperasi tersebut, yang dapat mengasilkan laba yang cukup besar. Fungsi utama dari pertokoan adalah menyediakan kebutuhan sehari-hari anggota koperasi khususnya dan masyarakat pada umumnya, seperti menyediakan kebutuhan sekunder seperti alat-alat elektronik dan peralatan rumah tangga lainya. Barang-barang dijual kepada konsumen harganya relatif lebih murah dari toko-toko sekitarnya, Sehingga banyak anggota koperasi yang memenuhi kebutuhan rumah tangganya dengan membeli pada kopersi tersebut. Selain harganya relatif lebih murah, anggota koperasi juga dapat membeli kebutuhanya secara cash dan kredit. Sehingga bagi anggota yang tidak dapat membeli secara cash dapat membeli barang secara kredit dan pembayaranya melalui pemotongan gaji tiap bulan. Bagi masyarakat atau bukan anggota tidak dapat membeli secara kredit hanya untuk anggota koperasi. Pada tahun 2005 KPN Maju mengalami peningkatan hasil penjualan sebesar Rp. 1.030.915.525

Dari tahun tahun 2004 mencapai Rp. 597.064.000 pada tahun 2005 hingga mencapai Rp. 1.030.915.525. disebabkan pada tahun 2005 KPN Maju  memperbanyak barang yang baru. Sehingga banyak para anggota dan non anggota yang membeli barang di KPN Maju.

b.         Simpan Pinjam

Usaha simpan pinjam pada koperasi merupakan jenis usaha koperasi yang kegiatanya meliputi pemberian pinjaman kepada anggota koperasi dan menerima simpanan/tabungan dari anggota koperasi dan selalu mengalami peninggkatan tiap tahunya. Usaha simpan pinjam ini sangat membantu anggota koperasi yang membutuhkan uang dapat meminjam uang pada koperasi secara mudah dan dengan jasa pinjaman yang rendah. Usaha simpan pinjam ini terdiri dari:

1. Piutang jangka panjang

Jumlah pinjaman minimal tidak dibatasi dan jumlah pinjaman maksimal adalah tiga kali gaji. Adapun jangka waktu angsuran satu sampai tiga tahun, dengan masa angsuran sampai dengan 20 kali/ selama 20 bulan.

2. Piutang jangka pendek

Merupakan pinjaman uang dengan jangka waktu angsuran maksimal 10 kali/selama 10 bulan. Sistem pembayaran pinjaman anggota kepada koperasi melalui pemotongan gaji anggota tersebut, sehingga proses pembayaran cukup mudah.

3. Simpanan

Usaha simpanan ini merupakan kegiatan atau usaha koperasi untuk menerima simpanan atau tabungan dari anggota yang dapat dijadikan sebagai tambahan modal bagi koperasi dalam mengembangkan usahanya.

c.       Persewaan Gedung

Usaha persewaan ini merupakan usaha dengan menyewakan gedung kepada anggota maupun kepada non anggota untuk acara-acara atau keperluan tertentu.

2) Struktur Organisasi koperasi sebagai wadah dan sarana untuk mencapai tujuan kelompok, memerlukan adanya pembagian tugas yang jelas. Setiap organisasi agar dapat menjalankan fungsinya dan dapat berjalan lancar sebagaimana mestinya harus mempunyai organisasi yang baik dan jelas. Karena tanpa adanya organisasi tidak akan berjalan secara teratur dan tujuan yang telah ditetapkan semula tidak akan tercapai seperti yang diharapkan. Dengan mengetahui tugas serta kewajiban masing-masing maka tidak akan terjadi kesimpangsiuran dan kesalahpahaman dalam melakukan pekerjaan.

Dokumen-dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam pembelian barang Koperasi Pegawai Negeri KPN Maju Kota Kupang adalah:

1) Bon Permintaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan untuk mengajukan permintaan barang kebagian gudang, dibuat rangkap tiga dengan rincian sebagai berikut :

Lembar pertama digunakan bagian penjualan.

Lembar kedua dan ketiga dikirimkan kebagian gudang.

2) Surat Permintaan Pembelian Barang

Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang untuk mengajukan permintaan pembelian barang. Hal ini dilakukan karena stok barang di gudang sudah mencapai titik pemesanan kembali. Dokumen ini dibuat rangkap tiga dengan rincian sebagai berikut

Lembar pertama dikirimkan ke bagian pembelian.

Lembar kedua dikirim ke bagian akuntansi

Lembar ketiga digunakan sebagi arsip oleh bagian gudang.

3) Surat Pesanan

Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian apabila bagian ini sudah memilih pemasok. Dokumen ini dibuat rangkap lima dengan rincian sebagai berikut:

a.       Lembar pertama dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi order barang

b.      Lembar kedua dikirimkan ke bagian penerimaan.

c.       Lembar ketiga dikirim ke bagian akuntansi.

d.      Lembar keempat dikirimkan ke bagian gudang untuk memberitahukan bahwa barang yang diperlukan telah dipesan.

e.       Lembar kelima sebagai arsip oleh bagian pembelian bersama dengan bon permintaan barang lembar ketiga dan surat permintaan pembelian barang lembar pertama.

4) Tanda Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan, sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima oleh koperasi. Dokumen ini dibuat rangkap lima dengan rincian sebagai berikut:

a.       Lembar pertama dikirimkan ke pemasok untuk dapat digunakan kembali pada saat penagihan utang.

b.      Lembar kedua dikirimkan kebagian gudang.

c.       Lembar ketiga dikirimkan kebagian pembelian bersama dengan faktur dari pemasok lembar kedua.

d.      Lembar keempat dikirimkan kebagian akuntansi bersama dengan faktur dari pemasok lembar pertama.

e.       Lembar kelima sebagai arsip oleh bagian penerimaan.

Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian barang pada koperasi Pegawai Negeri Maju Kota kupang Sebagai berikut :

1. Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian dugunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit, sumber pencatatanya berasal dari surat pesanan, tanda penerimaan barang dan faktur dari pemasok.

2. Faktur Persediaan

Kartu persediaan digunakan untuk mencatat persediaan barang yang ada digudang oleh bagian akuntansi. Sumber pencatatnya berasal dari jurnal pembelian.

3. Kartu Utang

Kartu utang digunakan untuk mencatat utang koperasi yang belum dibayar dan timbul akibat adanya pembelian secara kredit. Setiap pemasok dicatat dalam dokumen tersendiri.

Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian barang pada KPN Maju Kota Kupang adalah sebagai berikut:

1) Prosedur Permintaan pembelian

Dalam prosedur ini bagian gudang melihat laporan posisi stok barang dan apabila posisinya mencapai titik Reorder Point maka bagian gudang mengajukan permintaan barang dalam surat permintaan pembelian barang pada bagian pembelian.

2) Prosedur Order Pembelian

3) Pada prosedur ini bagian pembelian barang membuat surat pesanan kepada pemasok yang telah ditunjuk berdasarkan kesepakatan pada saat penawaran. Dan memberitahukan kepada bagian gudang, bagian penerimaan dan bagian akuntansi.

4) Prosedur Penerimaan Barang

5) Dalam prosedur ini bagian penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat tanda penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

6) Prosedur Pencatatan

7) Pada prosedur pencatatan ini bagian akuntansi melakukan pemeriksaan dan mencocokan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian ( surat permintaan pembelian barang, surat pesanan, tanda penerimaan barang, dan faktur dari pemasok), kemudian membuat jurnal pembelian berdasarkan dokumen tersebut. Dan bagian akuntansi mengisi kartu persediaan dan kartu utang berdasarkan jurnal pembelian tersebut, selanjutnya dokumen-dokumen sumber tersebut diarsipkan berdasarkan abjad.

Sistem Pengendalian Intern

Dengan adanya pengendalian intern diharapkan dapat menghindari kemungkinan-kemungkinan terjadinya kecurangan dalam melaksanakan pembelian barang. Pengendalian intern pada Koperasi Pegawai Negeri maju Kota kupang sebagai berikut:

1)  Organisasi

a. Pemisahan antara Bagian Gudang dan Bagian Pembelian dapat memudahkan dalam pengendalian intern terhadap transaksi pembelian. Bagian pembelian bertugas untuk mencari pemasok dan memesan barang yang diperlukan oleh koperasi, sedangkan bagian gudang bertugas melakukan pengecekan terhadap kualitas dan kuantitasnya, memberi daftar harga dan kemudian meyimpan barang yang telah dibeli tersebut.

b. Bagian Pembelian terpisah dari Bagian Penerimaan, hal ini dilakukan untuk menjamin kesesuaian antara barang yang dikirim pemasok dengan barang yang dipesan oleh koperasi. Bagian Penerimaan melakukan pengecekan secara independen mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, kualitas dan tanggal pengiriman yang telah direalisasikan oleh bagian pembelian.

c.    Bagian Penerimaan terpisah dengan Bagian Gudang.  Dengan adanya pemisahaan ini aka dapat diketahui garis tanggung jawabnya jika ada kerusakan barang yang dibeli. Jika barang yang rusak terjadi pada saat penerimaan, maka akan menjadi tanggung jawab Bagian Penerimaan. Tetapi jika barang tersebut rusak pada saat penyimpanan maka akan menjadi tanggung jawab Bagian Gudang.

d.    Bagian Pembelian terpisah dengan Bagian Akuntansi. Dengan adanya pemisahan ini dapat menjaga kekayaan koperasi serta dapat menjamin ketelitian dan keakuratan data keuangan.

e.    Kegiatan pembelian dilakukan empat bagian yang terkait, yaitu Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian Penerimaan dan Bagian Akuntansi. Hal ini menunjukan suatu transaksi pembelian tidak dapat dilakukan oleh satu bagian saja.

2).   Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Tanda penerimaan barang diotorisasi oleh Bagian Penerimaan.

b. Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh Bagian Gudang.

c.  Surat Pesanan diotorisasi oleh bagian pembelian.

d. Pencatatan terjadinya utang berdasarkan pada surat pesanan, tanda penerimaan barang dan faktur dari pemasok diotorisasi oleh Bagian Akuntansi.

3) Praktek yang Sehat

a.Pemilihan barang disesuaikan dengan kualitas barang yang dibutuhkan oleh koperasi.

b.Pemasok yang dipilih berdasarkan atas penawaran harga yang bersaing dari para pemasok.

c. Bon permintaan barang, surat permintaan pembelian barang, surat pesanan dan tanda penerimaan barang bernomor urut dan pemakainnya dipertanggung jawabkan oleh masing-masing bagian yang terkait.

d. Setiap dokumen dibuat rangkap dan didistribusikan pada bagian yang terkait.

e. Adanya pengecekan pada setiap penerimaan barang yang dibeli dengan barang yang dipesan oleh koperasi.

f. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dan membandingkannya dengan surat pesanan dari pemasok.

4).     Karyawan yang Bermutu dan Bertanggungjawab

a. Dalam perekrutan karyawan Koprasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang telah disesuaikan dengan jenjang pendidikan.

b. Untuk menambah keterampilan dan pendidikan karyawan diberikan pelatihan serta pengikutsertaan dalam seminar.

c. Diadakan pergantian kepengurusan dalam setiap periodenya.

Analisis Kebutuhan fungsional

Kebutuhan fungsional sistem adalah jenis kebutuhan yang berisi tentang proses-proses terkait yang dilakukan oleh sistem.

a.       Pengguna sistem pegawai dari pengelola unit usaha koperasi yang telah ditunjuk oleh ketua.

b.      Hal- hal yang perlu ada pada sistem :

-  Log in untuk Admin, Petugas dan Manajer

-  Sitem dapat menggagalkan Log in, jika username atau password salah.

-  Sistem dapat memanipulasi data barang, harga barang, data supplier, data petugas dan data pelanggan.

- Sistem dapat men-generate perhitungan penjualan.

- Sistem dapat mengkalkulasi jumlah pembelian.

- Sistem dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan manajer.

1.1                          Usulan Pemecahan Masalah

Pengertian Sistem Informasi

Permasalahan yang dialami di Koperasi Pegawai Negeri Maju adalah banyaknya penyampain informasi yang dikerjakan secara tradisional atau manual, sehingga kurang efisien baik itu dalam efisiensi waktu, biaya  maupun sumber daya manusia.  Serta belum adanya sebuah media  informasi yang  memuat  jadwal kegaiatan secara  maksimal dan cukup untuk menampung semua data yang berguna atau penting
Serta salah  satu masalah lain yaitu adanya kecendrungan karyawan yang tidak dapat melakukan pekerjaannya secara komputerisasi, ataupun ada sikap apatis dari sebagian staf terhadap teknologi terbaru akan akibat dari dampak  penggunaan informasi berbasis web yang diterapkan Instansi.  Sehingga karyawan  atau staf di Kecamatan  terkesan kurang bebekrja sama dalam  pengolahan data yang dibutuhkan, sehingga ada beberapa program  kerja yang  terlambat penyelesaiannya, karena menunggu  kelengkapan data atau informasi.  Di samping hal itu SOP (Standar Operasional)  yang telah diberikan terkadang belum bisa dijalankan dengan baik.

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan(Jogiyanto H.M.2005:11) Sistem informasi (processing system) dapat diartikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Proses pemgembangan sistem mempunyai beberapa tahapan mulai dari sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Adapun tahapan-tahapan tersebut sebagai berikut :

1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system planning )

a.         Permintaan untuk study sistem

b.         Pengamatan awal

c.         Study kelayakan

2. Analisa sistem (system analysis )

a. Mendefenisikan kembali masalah

b. Memahami sistem yang ada

c. Menentukan permintaan pemakai dan kendala sistem yang ada

d. Membuat logika dan penyelesaian usulan

Aliran System Informasi

Aliran Sistam Informasi (ASI) menggambarkan bagaimana data mengalir dari suatu bagian menuju bagian lain dan diproses menurut ketentuannya sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Gambar berikut akan menggambarkan bagaimana aliran sistem informasi aku pada Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang seperti gambar  berikut ini :

Gambar  .Context Diagram

Data Flow Diagram(DFD Level 0)

Gambar  .Data Flow Diagram (DFD level 0)

Adapun keterangannya sebagai berikut :

a.       Admin Entitas luar Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota kupang yang diwajibkan untuk menginputkan data barang, data pelanggan, data supplier, data pelanggan, data penjualan dan data pembelian.

b.      Manager Entitas luar Koperasi Pegawai Negeri Maju dan Sumber daya manusia.

c.       Petugas Entitas luar yang diwajibkan menginputkan data transaksi penjualan dan transaksi pembelian.

Entity Relation Diagram (ERD)

Database merupakan faktor paling penting dalam penyimpanan data.  Agar sebuah database efektif dan efisien,  maka table-tabel yang ada strukturnya harus baik.  Untuk itu dalam merancang database perlu proses perancangan struktur tabel. Perancangan yang digunakan dalam Sitem Informasi Penjualan ini adalah menggunakan Entity Relation Diagram (ERD).  Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship adalah dengan menggunakan Entity Relation Diagram (ERD). Berikut adalah ERD yang diusulkan:

Gambar .Entity Relationship Diagram

            Pengujian Sistem

Pengujian sistem menggambarkan bagaimana sebuah sistem berjalan.  Tahapan pengujian ini berisikan hasil eksekusi program dan penjelasan program yang dibuat untuk mendukung sistem yang telah dirancang.

4.3  Desain Dan Hasil

BAB V

PENUTUP

5.1       Kesimpulan

            Dengan menggunkan Sistem Informasi Penjualan yang sudah terkomputerisasi ini, diharapkan informasi yang dihasilkan di Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang lebih berkualitas. Dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan pihak koperasi dalam proses penjualan maupun pembelian. Karena dalam sistem terkomputerisasi mempunyai banyak keuntungan sebagai berikut :

a.        Menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. Dalam pencatatan data pelanggan. Misalnya : pengguna tinggal mengklik kode pelanggan yang sudah tampil di form list,  maka data akan langsung didapat.

b.       Informasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas dengan baik.

c.        Informasi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat di pertanggung jawabkan. Karena data-data yang dihasilkan akan lebih cepat didapat, dan penyampaian informasi baik berupa data barang,data pelanggan,data supplier dan data petugas,akan menjadi lebih tepat sasaran.

d.      Dengan menggunakan sistem ini dapat dihasilkan sebuah informasi yang akurat, yaitu tentang proses penjualan dan proses pembelian.

5.2       Saran

Berdasarkan analisis dari kesimpulan diatas,  juga sebagai pertimbangan bagi Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, saran yang ingin disampaikan adalah :

a. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan untuk proses pengolahan data barang, data petugas,data pelanggan, data supplier dan transaksi penjualan maupun transaksi pembelian.

b. Rancangan sistem yang diusulkan layak dipergunakan dan diharapkan sistem ini dapat membantu mengatasi permasalahan.

c. Penerapan sistem baru akan dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem tersebut.

d. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem informasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah masih layak / tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem yang ada demi memenuhi kebutuhan Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang.

e. Melakukan pertimbangan terhadap perbedaan antara pelanggan dengan customer biasa,misal untuk pelanggan tetap diberikan hak untuk melakukan cash bon atau diberi harga khusus.

DAFTAR PUSTAKA

http//: Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi.Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2005.

http//:Suryo Binarto,TIP & TRIK MEMBUAT PROGRAM PENJUALAN menggunakan VISUAL BASIC 6.0,Penerbit:mediakita Jakarta,2012.

http//: Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta

http//: Jogianto HM. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta. 2001

http//: Sunarfrihantono, Bimi, ST. 2002. PHP dan MySQL untuk web. Yogyakarta: Andi.

Laporan PKL BAB II

BAB II             

Tinjauan Umum

2.1       Gambaran Umum Perusahaan

Dalam gambaran umum perusahaan dapat memuat Sejarah berdirinya Koperasi Swalayan Negeri Kota Kupang serta struktur organisasi dan uraian tugasnya.

2.1.1    Sejarah Perusahaan

Pada tahun 1981 Kota Kupang pada saat itu masih berstatus Kota Adminstratif dan hidup serumah dengan Kabupaten Kupang sehingga infrastruktur dan segala fasilitas tidak sebagus seperti sekarang ini, sehingga para pegawai dilingkup kota administratif Kupang cukup merasakan kesulitan dalam melaksanakan tugas terutama kesejahteraan hidup.  Kondisi inilah yang mendorong para pendiri Koperasi yang dimotori  oleh Bapak Drs. Mesakh Amalo selaku pemimpin Kota Administratif Kupang dengan  jumlah anggota 27 orang dengan simpanan pokok Rp 2.500.  dan simpanan wajib Rp 250/anggota/bulan.  Nama Koperasi saat ini adalah “KPN Bunga Karang” dan ketua KPN.Bunga karang yang pertama adalah Bapak Soleman Djamil Leba.  Pada tahun 1986 terjadi pergantian pengurus,ketua dipercayakan kepada Bapak R.E.Dethan B.Sos.  Selain pergantian pengurus disepakati saat itu adanya kenaikan simpanan pokok Rp 5.000.  dan simpanan wajib Rp.500/anggota.

Pada tahun 1990, Bapak Putu Punia menjadi ketua KPN,Bunga karang menggunakan Bapak R.E.Dethan B.Sc, di masa kepemimpinan Bapak Putu Punia Koperasi mulai bekerja sama dengan pihak ketiga dan membangun 22 petak kios permanen di pasar inpres Naikoten I Kupang.

Walaupun  demikian Koperasi belum mampu memberikan manfaat dan mewujudkan kesejahteraan anggota sehingga pada tahun 1992 dalam RAT ke XI atas usul Bapak Semuel Kristian Lerik selaku walikota Kupang dan sekaligus Pembina agar nama koperasi di ganti dengan”Maju”Sejak saat itu KPN.  Bunga Karang berubah nama menjadi KPN Maju selain Koperasi juga terjadi pergantian pngurus dan Bapak JEFTA BENGU.S.Sos sebagai ketua KPN Maju dan dimasa kepemimpinannya KPN Maju berkembang hingga kini memiliki 4 unit Usaha Unggulan yakni:

1. Unit Usaha Simpan Pinjam
2. Unit Usaha pertokoan/swalayan
3. Unit usaha perhotelan
4. Unit usaha pengadaan sepeda motor

Secara kelembagaan, Koperasi Swalayan Negeri Maju Kota Kupang, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.         Nama Koperasi           : Pegawai Negeri Maju

2.         Badan Hukum             : 653.a/BH/XIV/28 Juli 1992

3.         Tahun Berdiri              : 1981

4.         Alamat                        : Jln.Perintis kemerdekaan No.I Kel.Kelapa Lima Kota Kupang.

5.         Jumlah Anggota          : 1.416 orang

6.         Susunan Pengurus ...................

         Tabel 1. Susunan Pengurus Koperasi Swalayan Negeri Maju Kota Kupang

NO	Nama		Jabatan		Pendidikan	Periode
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.	Jefta Bengu,s.Sos Eyben D.S.Doeka,S.Sos Hendrikh H.Lily,S.Sos Jublina Mbau,S.Sos Jane A.V.Doko Donisius Abi Habell Willa	Ketua Wakil Sekretaris Bendahara Anggota Anggota Anggota		Paska sarjana Sarjana Sarjana Sarjana SLTA SLTA SLTA		2005-2010 2005-2010 2005-2010 2005-2010 2005-2010 2005-2010 2005-2010

7.  Susunan Pengawas

Tabel 2. Susunan Pengawas Koperasi Swalayan Negeri Maju Kota Kupang

No	Nama	Jabatan	Pendidikan	Periode
1. 2. 3.	Drs.Djama Mila Meha B.TH. Baluk Dra.Hanifa Zubaida M.Si	Ketua Anggota Anggota	Sarjana Sarjana Paska sarjana	2005-2010 2005-2010 2005-2010

Untuk mendukung kegiatannya, maka diperlukan modal awal sebagai bentuk usaha menghidupkan koperasi swalayan Negeri Maju Kota Kupang.  Sedangkan modal usaha tersebut bisa dilihat pada Tabel 3.

Tabel 3. Modal Usaha Koperasi Swalayan Negeri Maju Kota Kupang

No	Uraian	Tahun 2005	Tahun 2006
A. B.	MODAL SNDIRI Simpanan Pokok Simpanan wajib Cadangan Resiko Cadangan Umum Donasi SHU MODAL LUAR Simpanan Sukarela Dana-dana Hutang Bank	7.365.000 81.045.000 13.700.000 648.157.355 146.151.306 213.960 39.177.389 1.800.000.000	32.962.500 102.474.800 625.491.000 648.157.355 88.540137 213.960 100.512.313 918.000.000

Usaha Unggulan yang dikelola oleh koperasi Swalayan Negeri Maju terdiri dari beberapa, antara lain seperti terlihat pada tabel 4.

Tabel 4. Usaha Unggulan Koperasi Swalayan Negeri Maju

No	Uraian	Tahun 2005	Tahun 2006
A B C.	Unit Simpan Pinjam Pemberian Pinjaman Anggota yang dilayani Unit Toko/Swalayan Penjualan kepada anggota Penjualan kepada non anggota Unit Motor Jumlah terjual Nilai Penjualan Pendapatan	597.064.000 417 orang 1.030.915.525 ................. 897 Unit 2.881.057.800 90.780.000	492.368.000 397 orang 1.770.086.725 .................... 263 Unit 364.465.400 271.050.600

Dalam melaksanakan kegiatannya, koperasi ini juga didukung oleh pemerintah melalui pemberian beberapa fasilitas.  Melalui Dinas Koperasi dan UKM Kota Kupang memberikan bantuan sebesar Rp 40.000.000 untuk pengembangan usaha pertokoan sebagai Koperasi distributor yang bersumber dari dana Dekonsentrasi

1.1.2         Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

STRUKTUR ORGANISASI KOPERASI NEGERI MAJU

 

Gambar 1.Struktur Organisasi Koperasi Swalayan Negeri Maju

STRUKTUR KERJA “SWALAYAN KPN MAJU”

KOTA KUPANG

 

           

 

Gambar 2. Struktur Kerja Koperasi Swalayan Negeri MajuKota Kupang

1.2              Sistem Yang Sedang Berjalan

Pada dasarnya Informasi yang ada sudah menggunakan komputer dan perangkat pendukung lainnya. Namun penyediaan informasi bagian Informasi. Dalam penyampaian yang ada, maka analisa pada prosedur dan analisa pada pola informasi merupakan analisa yang dapat mengurai kelemahan pada sistem yang sedang berjalan.  Dari system yang sedang berjalan saya mengangkat judul tersebut karena, Sistem Informasi Perhitungan Pemasukan dan Pengeluaran barang yang diterapkan di Koperasi Pegawai Negeri(KPN) Maju Kota Kupang masih menggunakan sistem informasi yang belum terkomputerisasi (manual), seperti data Perhitungan Pemasukan dan Pengeluaran barang yang belum terintegrasi sehingga masih terjadi redundansi data, media penyimpanan datanya masih menggunakan sistem pengarsipan dokumen karena tempat penyimpanannya masih terbatas sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pencarian data.

Perkembangan teknologi informasi yang sangat terasa dalam kehidupan sangat bermanfaat membantu permasalahan dalam proses suatu kegiatan. Kegiatan yang umumnya menggunakan peranan teknologi informasi yaitu sistem informasi adalah pengolahan data keuangan, pengolahan data jual beli, pengolahan data kepegawaian, pengolahan data persediaan barang adapun salah satu indikasi perkembangan adalah pemanfaatan komputer pada sektor-sektor pembangunan tersebut. Khususnya dalam pengolahan data persediaan barang sistem infor prosesnya. Di sebuah Koperasi Pegawai Negeri(KPN) Maju Kota Kupang  proses pengolahan data persediaan barang tersebut masih menggunakan proses manual yaitu tanpa terkomputerisasi sehingga menimbulkan beberapa masalah, diantaranya ketidak tepatan pemeriksaan barang yang masih tersedia, sering terjadinya persediaan barang yang tidak terkontrol, pencarian data barang yang masih menggunakan proses manual, pembuatan laporan masih relatif lama karena masih menggunakan proses manual yaitu dengan tulis tangan. masih sangatlah bermanfaat dalam hal ketepatan dan kecepatan.  Banyak usaha yang tidak memperhatikan sistem ini, sehingga terjadi adanya stagnasi barang persediaannya.  Untuk itu perlu dibuat analisa beserta alat bantunya.

Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana perancangan sistem persediaan barang secara cash maupun kredit dapat dilakukan dengan mudah ? Dalam hal ini meliputi dokumen yang digunakan dalam persediaan barang, fungsi yang terkait adalah catatan-catatan transaksi  yang digunakan.  Tujuan yang hendak dicapai adalah membuat sistem informasi persediaan barang.

Metode pengumpulan data pada tugas akhir ini menggunakan metode wawancara, metode observasi, dan metode pustaka, sedangkan metode analisis data yang digunakan adalah metode diskriptif kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan masalah yang dihadapi serta solusinya.   Analisis ini tidak didasarkan pada perhitungan statistik yang berbentuk kuantitatif.  Lokasi kajian dalam penelitian ini adalah Koperasi Pegawai Negeri Kota Kupang. Obyek  kajian dalam penelitian ini adalah Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Maju Kota Kupang.  Hasil penelitian menunjukan bahwa sistem persediaan barang dagangan secara cash maupun kredit pada KPN Maju Kota Kupang belum dapat berjalan dengan baik, ini dilihat dari fungsi-fungsi internal yang terkait telah bekerja sesuai dengan tugasnya disamping itu dokumen dan catatan transaksi yang digunakan masih secara manual.