Laporan PKL BAB IV

BAB IV         

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1.       Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Dari hasil penelitian diperoh hasil mengenai sistem pembelian barang pada Koperasi Pegawai Negeri Maju yang meliputi bagian yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedur yang membentuk sistem analisa persediaan pembelian barang pada Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang.  KPN Maju merupakan salah satu koperasi Di Kota Kupang dalam kesatuan lingkungan pendidikan, dimana anggotanya adalah pegawai Negeri maupun swasta.  KPN Maju berdiri pada tahun 1981 dengan badan hukum koperasi No. 653.a/BH/XIV/28 Juli 1992. Dimana dalam perkembanganya mengalami perubahan Badan Hukum yakni tahun 1992 dengan akta Pendirian No. 653.a/BH/XIV/28 Juli 1992.  Sesuai dengan Undang-undang Perkoperasian tahun 1992 tentang perubahan nama Koperasi Pegawai Negeri (KPN) diperoleh pembahasan sebagai berikut:

1) Jenis Usaha

a.         Pertokoan atau Toserda

Pertokoan merupakan salah satu jenis usaha yang dijalankan oleh koperasi tersebut, yang dapat mengasilkan laba yang cukup besar. Fungsi utama dari pertokoan adalah menyediakan kebutuhan sehari-hari anggota koperasi khususnya dan masyarakat pada umumnya, seperti menyediakan kebutuhan sekunder seperti alat-alat elektronik dan peralatan rumah tangga lainya. Barang-barang dijual kepada konsumen harganya relatif lebih murah dari toko-toko sekitarnya, Sehingga banyak anggota koperasi yang memenuhi kebutuhan rumah tangganya dengan membeli pada kopersi tersebut. Selain harganya relatif lebih murah, anggota koperasi juga dapat membeli kebutuhanya secara cash dan kredit. Sehingga bagi anggota yang tidak dapat membeli secara cash dapat membeli barang secara kredit dan pembayaranya melalui pemotongan gaji tiap bulan. Bagi masyarakat atau bukan anggota tidak dapat membeli secara kredit hanya untuk anggota koperasi. Pada tahun 2005 KPN Maju mengalami peningkatan hasil penjualan sebesar Rp. 1.030.915.525

Dari tahun tahun 2004 mencapai Rp. 597.064.000 pada tahun 2005 hingga mencapai Rp. 1.030.915.525. disebabkan pada tahun 2005 KPN Maju  memperbanyak barang yang baru. Sehingga banyak para anggota dan non anggota yang membeli barang di KPN Maju.

b.         Simpan Pinjam

Usaha simpan pinjam pada koperasi merupakan jenis usaha koperasi yang kegiatanya meliputi pemberian pinjaman kepada anggota koperasi dan menerima simpanan/tabungan dari anggota koperasi dan selalu mengalami peninggkatan tiap tahunya. Usaha simpan pinjam ini sangat membantu anggota koperasi yang membutuhkan uang dapat meminjam uang pada koperasi secara mudah dan dengan jasa pinjaman yang rendah. Usaha simpan pinjam ini terdiri dari:

1. Piutang jangka panjang

Jumlah pinjaman minimal tidak dibatasi dan jumlah pinjaman maksimal adalah tiga kali gaji. Adapun jangka waktu angsuran satu sampai tiga tahun, dengan masa angsuran sampai dengan 20 kali/ selama 20 bulan.

2. Piutang jangka pendek

Merupakan pinjaman uang dengan jangka waktu angsuran maksimal 10 kali/selama 10 bulan. Sistem pembayaran pinjaman anggota kepada koperasi melalui pemotongan gaji anggota tersebut, sehingga proses pembayaran cukup mudah.

3. Simpanan

Usaha simpanan ini merupakan kegiatan atau usaha koperasi untuk menerima simpanan atau tabungan dari anggota yang dapat dijadikan sebagai tambahan modal bagi koperasi dalam mengembangkan usahanya.

c.       Persewaan Gedung

Usaha persewaan ini merupakan usaha dengan menyewakan gedung kepada anggota maupun kepada non anggota untuk acara-acara atau keperluan tertentu.

2) Struktur Organisasi koperasi sebagai wadah dan sarana untuk mencapai tujuan kelompok, memerlukan adanya pembagian tugas yang jelas. Setiap organisasi agar dapat menjalankan fungsinya dan dapat berjalan lancar sebagaimana mestinya harus mempunyai organisasi yang baik dan jelas. Karena tanpa adanya organisasi tidak akan berjalan secara teratur dan tujuan yang telah ditetapkan semula tidak akan tercapai seperti yang diharapkan. Dengan mengetahui tugas serta kewajiban masing-masing maka tidak akan terjadi kesimpangsiuran dan kesalahpahaman dalam melakukan pekerjaan.

Dokumen-dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam pembelian barang Koperasi Pegawai Negeri KPN Maju Kota Kupang adalah:

1) Bon Permintaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan untuk mengajukan permintaan barang kebagian gudang, dibuat rangkap tiga dengan rincian sebagai berikut :

Lembar pertama digunakan bagian penjualan.

Lembar kedua dan ketiga dikirimkan kebagian gudang.

2) Surat Permintaan Pembelian Barang

Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang untuk mengajukan permintaan pembelian barang. Hal ini dilakukan karena stok barang di gudang sudah mencapai titik pemesanan kembali. Dokumen ini dibuat rangkap tiga dengan rincian sebagai berikut

Lembar pertama dikirimkan ke bagian pembelian.

Lembar kedua dikirim ke bagian akuntansi

Lembar ketiga digunakan sebagi arsip oleh bagian gudang.

3) Surat Pesanan

Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian apabila bagian ini sudah memilih pemasok. Dokumen ini dibuat rangkap lima dengan rincian sebagai berikut:

a.       Lembar pertama dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi order barang

b.      Lembar kedua dikirimkan ke bagian penerimaan.

c.       Lembar ketiga dikirim ke bagian akuntansi.

d.      Lembar keempat dikirimkan ke bagian gudang untuk memberitahukan bahwa barang yang diperlukan telah dipesan.

e.       Lembar kelima sebagai arsip oleh bagian pembelian bersama dengan bon permintaan barang lembar ketiga dan surat permintaan pembelian barang lembar pertama.

4) Tanda Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan, sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima oleh koperasi. Dokumen ini dibuat rangkap lima dengan rincian sebagai berikut:

a.       Lembar pertama dikirimkan ke pemasok untuk dapat digunakan kembali pada saat penagihan utang.

b.      Lembar kedua dikirimkan kebagian gudang.

c.       Lembar ketiga dikirimkan kebagian pembelian bersama dengan faktur dari pemasok lembar kedua.

d.      Lembar keempat dikirimkan kebagian akuntansi bersama dengan faktur dari pemasok lembar pertama.

e.       Lembar kelima sebagai arsip oleh bagian penerimaan.

Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian barang pada koperasi Pegawai Negeri Maju Kota kupang Sebagai berikut :

1. Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian dugunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit, sumber pencatatanya berasal dari surat pesanan, tanda penerimaan barang dan faktur dari pemasok.

2. Faktur Persediaan

Kartu persediaan digunakan untuk mencatat persediaan barang yang ada digudang oleh bagian akuntansi. Sumber pencatatnya berasal dari jurnal pembelian.

3. Kartu Utang

Kartu utang digunakan untuk mencatat utang koperasi yang belum dibayar dan timbul akibat adanya pembelian secara kredit. Setiap pemasok dicatat dalam dokumen tersendiri.

Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian barang pada KPN Maju Kota Kupang adalah sebagai berikut:

1) Prosedur Permintaan pembelian

Dalam prosedur ini bagian gudang melihat laporan posisi stok barang dan apabila posisinya mencapai titik Reorder Point maka bagian gudang mengajukan permintaan barang dalam surat permintaan pembelian barang pada bagian pembelian.

2) Prosedur Order Pembelian

3) Pada prosedur ini bagian pembelian barang membuat surat pesanan kepada pemasok yang telah ditunjuk berdasarkan kesepakatan pada saat penawaran. Dan memberitahukan kepada bagian gudang, bagian penerimaan dan bagian akuntansi.

4) Prosedur Penerimaan Barang

5) Dalam prosedur ini bagian penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat tanda penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

6) Prosedur Pencatatan

7) Pada prosedur pencatatan ini bagian akuntansi melakukan pemeriksaan dan mencocokan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian ( surat permintaan pembelian barang, surat pesanan, tanda penerimaan barang, dan faktur dari pemasok), kemudian membuat jurnal pembelian berdasarkan dokumen tersebut. Dan bagian akuntansi mengisi kartu persediaan dan kartu utang berdasarkan jurnal pembelian tersebut, selanjutnya dokumen-dokumen sumber tersebut diarsipkan berdasarkan abjad.

Sistem Pengendalian Intern

Dengan adanya pengendalian intern diharapkan dapat menghindari kemungkinan-kemungkinan terjadinya kecurangan dalam melaksanakan pembelian barang. Pengendalian intern pada Koperasi Pegawai Negeri maju Kota kupang sebagai berikut:

1)  Organisasi

a. Pemisahan antara Bagian Gudang dan Bagian Pembelian dapat memudahkan dalam pengendalian intern terhadap transaksi pembelian. Bagian pembelian bertugas untuk mencari pemasok dan memesan barang yang diperlukan oleh koperasi, sedangkan bagian gudang bertugas melakukan pengecekan terhadap kualitas dan kuantitasnya, memberi daftar harga dan kemudian meyimpan barang yang telah dibeli tersebut.

b. Bagian Pembelian terpisah dari Bagian Penerimaan, hal ini dilakukan untuk menjamin kesesuaian antara barang yang dikirim pemasok dengan barang yang dipesan oleh koperasi. Bagian Penerimaan melakukan pengecekan secara independen mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, kualitas dan tanggal pengiriman yang telah direalisasikan oleh bagian pembelian.

c.    Bagian Penerimaan terpisah dengan Bagian Gudang.  Dengan adanya pemisahaan ini aka dapat diketahui garis tanggung jawabnya jika ada kerusakan barang yang dibeli. Jika barang yang rusak terjadi pada saat penerimaan, maka akan menjadi tanggung jawab Bagian Penerimaan. Tetapi jika barang tersebut rusak pada saat penyimpanan maka akan menjadi tanggung jawab Bagian Gudang.

d.    Bagian Pembelian terpisah dengan Bagian Akuntansi. Dengan adanya pemisahan ini dapat menjaga kekayaan koperasi serta dapat menjamin ketelitian dan keakuratan data keuangan.

e.    Kegiatan pembelian dilakukan empat bagian yang terkait, yaitu Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian Penerimaan dan Bagian Akuntansi. Hal ini menunjukan suatu transaksi pembelian tidak dapat dilakukan oleh satu bagian saja.

2).   Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Tanda penerimaan barang diotorisasi oleh Bagian Penerimaan.

b. Surat permintaan pembelian barang diotorisasi oleh Bagian Gudang.

c.  Surat Pesanan diotorisasi oleh bagian pembelian.

d. Pencatatan terjadinya utang berdasarkan pada surat pesanan, tanda penerimaan barang dan faktur dari pemasok diotorisasi oleh Bagian Akuntansi.

3) Praktek yang Sehat

a.Pemilihan barang disesuaikan dengan kualitas barang yang dibutuhkan oleh koperasi.

b.Pemasok yang dipilih berdasarkan atas penawaran harga yang bersaing dari para pemasok.

c. Bon permintaan barang, surat permintaan pembelian barang, surat pesanan dan tanda penerimaan barang bernomor urut dan pemakainnya dipertanggung jawabkan oleh masing-masing bagian yang terkait.

d. Setiap dokumen dibuat rangkap dan didistribusikan pada bagian yang terkait.

e. Adanya pengecekan pada setiap penerimaan barang yang dibeli dengan barang yang dipesan oleh koperasi.

f. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dan membandingkannya dengan surat pesanan dari pemasok.

4).     Karyawan yang Bermutu dan Bertanggungjawab

a. Dalam perekrutan karyawan Koprasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang telah disesuaikan dengan jenjang pendidikan.

b. Untuk menambah keterampilan dan pendidikan karyawan diberikan pelatihan serta pengikutsertaan dalam seminar.

c. Diadakan pergantian kepengurusan dalam setiap periodenya.

Analisis Kebutuhan fungsional

Kebutuhan fungsional sistem adalah jenis kebutuhan yang berisi tentang proses-proses terkait yang dilakukan oleh sistem.

a.       Pengguna sistem pegawai dari pengelola unit usaha koperasi yang telah ditunjuk oleh ketua.

b.      Hal- hal yang perlu ada pada sistem :

-  Log in untuk Admin, Petugas dan Manajer

-  Sitem dapat menggagalkan Log in, jika username atau password salah.

-  Sistem dapat memanipulasi data barang, harga barang, data supplier, data petugas dan data pelanggan.

- Sistem dapat men-generate perhitungan penjualan.

- Sistem dapat mengkalkulasi jumlah pembelian.

- Sistem dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan manajer.

1.1                          Usulan Pemecahan Masalah

Pengertian Sistem Informasi

Permasalahan yang dialami di Koperasi Pegawai Negeri Maju adalah banyaknya penyampain informasi yang dikerjakan secara tradisional atau manual, sehingga kurang efisien baik itu dalam efisiensi waktu, biaya  maupun sumber daya manusia.  Serta belum adanya sebuah media  informasi yang  memuat  jadwal kegaiatan secara  maksimal dan cukup untuk menampung semua data yang berguna atau penting
Serta salah  satu masalah lain yaitu adanya kecendrungan karyawan yang tidak dapat melakukan pekerjaannya secara komputerisasi, ataupun ada sikap apatis dari sebagian staf terhadap teknologi terbaru akan akibat dari dampak  penggunaan informasi berbasis web yang diterapkan Instansi.  Sehingga karyawan  atau staf di Kecamatan  terkesan kurang bebekrja sama dalam  pengolahan data yang dibutuhkan, sehingga ada beberapa program  kerja yang  terlambat penyelesaiannya, karena menunggu  kelengkapan data atau informasi.  Di samping hal itu SOP (Standar Operasional)  yang telah diberikan terkadang belum bisa dijalankan dengan baik.

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan(Jogiyanto H.M.2005:11) Sistem informasi (processing system) dapat diartikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Proses pemgembangan sistem mempunyai beberapa tahapan mulai dari sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Adapun tahapan-tahapan tersebut sebagai berikut :

1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system planning )

a.         Permintaan untuk study sistem

b.         Pengamatan awal

c.         Study kelayakan

2. Analisa sistem (system analysis )

a. Mendefenisikan kembali masalah

b. Memahami sistem yang ada

c. Menentukan permintaan pemakai dan kendala sistem yang ada

d. Membuat logika dan penyelesaian usulan

Aliran System Informasi

Aliran Sistam Informasi (ASI) menggambarkan bagaimana data mengalir dari suatu bagian menuju bagian lain dan diproses menurut ketentuannya sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Gambar berikut akan menggambarkan bagaimana aliran sistem informasi aku pada Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang seperti gambar  berikut ini :

Gambar  .Context Diagram

Data Flow Diagram(DFD Level 0)

Gambar  .Data Flow Diagram (DFD level 0)

Adapun keterangannya sebagai berikut :

a.       Admin Entitas luar Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota kupang yang diwajibkan untuk menginputkan data barang, data pelanggan, data supplier, data pelanggan, data penjualan dan data pembelian.

b.      Manager Entitas luar Koperasi Pegawai Negeri Maju dan Sumber daya manusia.

c.       Petugas Entitas luar yang diwajibkan menginputkan data transaksi penjualan dan transaksi pembelian.

Entity Relation Diagram (ERD)

Database merupakan faktor paling penting dalam penyimpanan data.  Agar sebuah database efektif dan efisien,  maka table-tabel yang ada strukturnya harus baik.  Untuk itu dalam merancang database perlu proses perancangan struktur tabel. Perancangan yang digunakan dalam Sitem Informasi Penjualan ini adalah menggunakan Entity Relation Diagram (ERD).  Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship adalah dengan menggunakan Entity Relation Diagram (ERD). Berikut adalah ERD yang diusulkan:

Gambar .Entity Relationship Diagram

            Pengujian Sistem

Pengujian sistem menggambarkan bagaimana sebuah sistem berjalan.  Tahapan pengujian ini berisikan hasil eksekusi program dan penjelasan program yang dibuat untuk mendukung sistem yang telah dirancang.

4.3  Desain Dan Hasil

BAB V

PENUTUP

5.1       Kesimpulan

            Dengan menggunkan Sistem Informasi Penjualan yang sudah terkomputerisasi ini, diharapkan informasi yang dihasilkan di Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang lebih berkualitas. Dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan pihak koperasi dalam proses penjualan maupun pembelian. Karena dalam sistem terkomputerisasi mempunyai banyak keuntungan sebagai berikut :

a.        Menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. Dalam pencatatan data pelanggan. Misalnya : pengguna tinggal mengklik kode pelanggan yang sudah tampil di form list,  maka data akan langsung didapat.

b.       Informasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas dengan baik.

c.        Informasi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat di pertanggung jawabkan. Karena data-data yang dihasilkan akan lebih cepat didapat, dan penyampaian informasi baik berupa data barang,data pelanggan,data supplier dan data petugas,akan menjadi lebih tepat sasaran.

d.      Dengan menggunakan sistem ini dapat dihasilkan sebuah informasi yang akurat, yaitu tentang proses penjualan dan proses pembelian.

5.2       Saran

Berdasarkan analisis dari kesimpulan diatas,  juga sebagai pertimbangan bagi Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, saran yang ingin disampaikan adalah :

a. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan untuk proses pengolahan data barang, data petugas,data pelanggan, data supplier dan transaksi penjualan maupun transaksi pembelian.

b. Rancangan sistem yang diusulkan layak dipergunakan dan diharapkan sistem ini dapat membantu mengatasi permasalahan.

c. Penerapan sistem baru akan dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem tersebut.

d. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem informasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah masih layak / tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem yang ada demi memenuhi kebutuhan Koperasi Pegawai Negeri Maju Kota Kupang.

e. Melakukan pertimbangan terhadap perbedaan antara pelanggan dengan customer biasa,misal untuk pelanggan tetap diberikan hak untuk melakukan cash bon atau diberi harga khusus.

DAFTAR PUSTAKA

http//: Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi.Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2005.

http//:Suryo Binarto,TIP & TRIK MEMBUAT PROGRAM PENJUALAN menggunakan VISUAL BASIC 6.0,Penerbit:mediakita Jakarta,2012.

http//: Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta

http//: Jogianto HM. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta. 2001

http//: Sunarfrihantono, Bimi, ST. 2002. PHP dan MySQL untuk web. Yogyakarta: Andi.